Niniejsza Polityka prywatności i plików cookies (dalej: „Polityka prywatności”) zawiera informacje na temat przetwarzania Twoich danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies w związku z korzystaniem przez Ciebie ze strony internetowej działającej pod adresem: https://project-forms.hr-xp.com/ (dalej: „strona internetowa”).
- Informacja o Administratorze Danych Osobowych
Administratorem danych osobowych jest:
- HR XPERIENCE GmbH Mahlsdorfer Str. 61b, 15366 Hoppegarten, Niemcy, rejestr sądowy: Amtsgericht Frankfurt/Oder, numer: HRB 15245 FF, identyfikator podatkowy: DE297943861, adres e-mail: contact@hr-xp.com. HR XPERIENCE Poland Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej zwana jako: „Administrator Danych Osobowych” lub „Spółka”).
- Inspektor Ochrony Danych
Administrator Danych Osobowych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych z którym kontakt jest możliwy pod adresem:
HR Xperience GmbH
Agnieszka Kotowicz
Mahlsdorfer Straße 61b
15366 Hoppegarten
e-mail: datenschutz@hr-xp.com
- Cele i podstawy przetwarzania danych;
Dane osobowe przekazywane za pośrednictwem formularzy dostępnych na stronie internetowej przetwarzane są w następujących celach:
| Cel przetwarzania | Dane osobowe | Podstawa prawna |
| Obsługa zgłoszeń dotyczących nieobecności | imię i nazwisko, adres e-mail; numer pracownika; lokalizacja magazynu; okres nieobecności; powód nieobecności; przesłany dokument | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Spółki, polegający na zapewnieniu prawidłowej ewidencji i zarządzania obecnością pracowników |
| Cel przetwarzania | Dane osobowe | Podstawa prawna |
| Obsługa zgłoszeń usterek dotyczących mieszkań | imię i nazwisko, adres e-mail; numer pracownika; lokalizacja magazynu; data powstania szkody; adres zamieszkania; opis zgłoszenia; przesłane zdjęcia | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Spółki, którym jest zapewnienie bezpieczeństwa i utrzymanie lokali pracowniczych |
| Cel przetwarzania | Dane osobowe | Podstawa prawna |
| Obsługa wypowiedzeń zakwaterowania | imię i nazwisko, adres e-mail, numer pracownika; lokalizacja magazynu; adres zamieszkania; data złożenia wypowiedzenia; dzień rozwiązania umowy zakwaterowania | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Spółki, jaki w tym wypadku stanowi zarządzanie zasobami lokalowymi |
| Cel przetwarzania | Dane osobowe | Podstawa prawna |
| Obsługa zgłoszeń związanych z dokumentami (np. faktura, zaświadczenie) | imię i nazwisko; adres e-mail; numer pracownika; lokalizacja magazynu; przesłane dokumenty | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążecego na administratorze, w szczególności w zakresie dokumentacji podatkowej i księgowej oraz innych obowiązków wynikających z prawa art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Spółki, którym jest zapewnienie sprawnej obsługi organizacyjnej i dokumentowej pracownika. |
| Cel przetwarzania | Dane osobowe | Podstawa prawna |
| Zmawianie dokumentów na spotkania („Sprechzeiten”) | imię i nazwisko, adres e-mail, numer pracownika, lokalizacja magazynu; data spotkania; opis potrzeby; | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Spółki, którym jest zapewnienie sprawnej komunikacji i obsługi pracownika; |
| Cel przetwarzania | Dane osobowe | Podstawa prawna |
| Obsługa innych zgłoszeń pracowniczych | imię i nazwisko, adres e-mail, numer pracownika, lokalizacja magazynu; opis zgłoszenia; przesłany załącznik | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Spółki, którym jest zapewnienie sprawnej komunikacji i obsługi pracownika; |
| Cel przetwarzania | Dane osobowe | Podstawa prawna |
| Wydawanie zaświadczeń | imię i nazwisko, adres e-mail, numer pracownika, lokalizacja magazynu; data urodzenia; opis zgłoszenia; przesłany plik | Art. 6 ust 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypłenienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, w szczególności obowiązków wynikających z niemieckiego prawa pracy i przepisów o zabezpieczeniu społecznym art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Spółki, którym jest wystawianie dokumentów dla pracowników i zpaewnieniu sprawnej obsługi kadrowej |
| Cel przetwarzania | Dane osobowe | Podstawa prawna |
| Obsługa zgloszeń dotyczących wypłat, urlopów, AZK, podatków | imię i nazwisko, adres e-mail, numer pracownika, lokalizacja magazynu; wybrany temat zgłoszenia (np. rozliczenie zaliczki, stawka za przepracowane godziny, moje konto AZK, mój urlop, moja klasa podatkowa, potrącony podatek/składki socjalne są za duże, otrzymałem za mało godzin gwarantowanych, otrzymałem za mało lub nie otrzymałem zwrotu za nadgodziny, nie otrzymałem bądź otrzymałem za mało zwrotu za godziny nocne, nie otrzymałem ekwiwalentu za urlop, nie otrzymałem ekwiwalentu za AZK, nie otrzymałem wypłaty za zawnioskowane dni urlopowe, nie otrzymałem wypłaty za zawnioskowane dni z konta AZK, nie otrzymałem ekwiwalentu za święto, nie otrzymałem wypłaty za wszystkie przepracowane godziny) opis zgłoszenia, rok i miesiąc którego dotyczy zgłoszenie; dodatkowe zgłoszone tematy; przesłane załączniki, | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełniania obowiązku prawnego ciążego na administratorze, w szczególności obowiązków wynikających z niemieckiego prawa pracy i przepisów o zabezpieczeniu społecznym art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Spółki, którym jest sprawna obsługa zgłoszeń pracowników, komunikacji oraz rozpatrywanie wniosków pracowników |
| Cel przetwarzania | Dane osobowe | Podstawa prawna |
| Obsługa rozliczeń dotyczących zakwaterowania, transportu i premii | imię i nazwisko, adres e-mail, numer pracownika, lokalizacja magazynu; okres rozliczeniowy opis zgłoszenia; przesłane załączniki; dane finansowe związane z kosztai zakwaterowania, transportu, świadczeń dodatokwych | art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania lub podjęcia działań przed jej zawarciem (np. rozliczenie świadczeń wynikających ze stosunku pracy lub umów cywilnoprawnych) art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Spółki, którym jest prowadzenie wewnętrznych rozliczeń i zapewnianie transparentności oraz prawidłowości w zakresie świadczeń przysługujących pracownikom |
| Cel przetwarzania | Dane osobowe | Podstawa prawna |
| Obsługa wniosku o zaliczkę | imię i nazwisko, adres e-mail, numer pracownika, lokalizacja magazynu, data rozpoczęcia pracy, wnioskowana kwota, uzasadnienie | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Spółki, polegającego na prawidłowej obsłudze procesów finansowych związanych z wynagrodzeniem pracowników oraz na zapewnieniu sprawnej organizacji pracy poprzez udostępnienie zaliczek w uzasadnionych przypadkach. |
| Cel przetwarzania | Dane osobowe | Podstawa prawna |
| Obsługa zmiany numeru rachunku bankowego | imię i nazwisko, adres e-mail, numer pracownika, numer telefonu obecne i nowe konto bankowo nazwa banku data obowiązywania zmiany | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Spółki, polegającego na zapewnieniu prawidłowego przekazania wynagrodzenia i obsłudze wniosków |
| Cel przetwarzania | Dane osobowe | Podstawa prawna |
| Realizacja programu „Refer a friend” | dane polecającego: imię i nazwisko, e-mail, projekt; dane poleconego: imię i nzwisko, e-mail, telefon, komentarz | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Spółki, polegającego na umożliwieniu rekomendacji kandydatów do pracy przez pracowników |
| Cel przetwarzania | Dane osobowe | Podstawa prawna |
| Ochrona strony internetowej przed zautomatyzowanymi atakami i spamem. | adres IP, zachowanie użytkownika na stronie internetowej, rodzaj przeglądarki internetowej wykorzystywanej do przeglądania strony, pliki cookies, które Google ustawia na urządzeniu użytkownika, data i czas spędzony na stronie, wynik analiz, które są przeprowadzane przez Google reCAPTCHA. | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Spółki, jaki w tym wypadku stanowi ochrona strony internetowej przed nieuprawnionym dostępem i atakami spamowymi. |
| Cel przetwarzania | Dane osobowe | Podstawa prawna |
| Wykorzystywanie plików cookies – innych niż niezbędne pliki cookies. | informacje gromadzone na pośrednictwem plików cookies użytkownika strony internetowej. | art. 6 ust. 1 lit. a RODO – przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie udzielonej zgody (przy pierwszym wejściu na stronę internetową pojawia się zapytanie o zgodę na wykorzystanie cookies). |
| Cel przetwarzania | Dane osobowe | Podstawa prawna |
| Analiza Twojej aktywności na stronie internetowej. | adres IP, data i godzina odwiedzin strony internetowej, rodzaj przeglądarki internetowej wykorzystywanej do przeglądania strony, język przeglądarki, czas spędzony na stronie, ilość czasu spędzonego na poszczególnych stronach. | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Spółki, jaki w tym wypadku stanowi poznanie Twojej aktywności na stronie internetowej. |
| Cel przetwarzania | Dane osobowe | Podstawa prawna |
| Cele archiwalne oraz cele dowodowe. | imię i nazwisko; adres e-mail; numer pracownika; lokalizacja magazynu; wypełniony formularz; data i czas spędzony na stronie, język przeglądarki, wynik analiz, które są przeprowadzane przez Google reCAPTCHA. informacje gromadzone na pośrednictwem plików cookies użytkownika strony internetowej, inne niezbędne dane. | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Spółki, jaki w tym wypadku stanowi zabezpieczenie informacji, które mogą służyć wykazywaniu faktów o znaczeniu prawnym. |
| Cel przetwarzania | Dane osobowe | Podstawa prawna |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami. | imię i nazwisko; adres e-mail; numer pracownika; lokalizacja magazynu; wypełniony formularz; data i czas spędzony na stronie, język przeglądarki, wynik analiz, które są przeprowadzane przez Google reCAPTCHA. informacje gromadzone na pośrednictwem plików cookies użytkownika strony internetowej, inne niezbędne dane | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Spółki, jaki w tym wypadku stanowi ochrona interesu majątkowego Spółki. |
| Cel przetwarzania | Dane osobowe | Podstawa prawna |
| Spełnienie obowiązków wynikających z RODO. | imię i nazwisko; adres e-mail; numer pracownika; lokalizacja magazynu; wypełniony formularz; | art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie stanowi obowiązek prawny ciążący na Spółce; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Spółki, jaki w tym wypadku jest przykładowo prowadzenie rejestrów i ewidencji, jak również posiadanie informacji na temat osób, które korzystały z uprawnień przewidzianych w RODO. |
- Obowiązek podania nam swoich danych osobowych
Podanie danych osobowych za pośrednictwem formularzy udostępnionych na stronie internetowej jest co do zasady dobrowolne, jednak w wielu przypadkach niezbędne do realizacji celów wskazanych w pkt 3 niniejszej Polityki. W szczególności, podanie danych osobowych może być konieczne aby umożliwić złożenie zgłoszenia dotyczącego nieobecności, wniosku o zaliczkę, zmiany rachunku bankowego lub innych spraw pracowniczych lub aby zrealizować obowiązki wynikające z przepisów prawa. Brak podania wymaganych danych w określonym formularzu może uniemożliwić nam realizację zgłoszenia, wykonanie obowiązków ciążących na Spółce lub podjęcie działań w interesie pracownika.
- Profilowanie danych i podejmowanie decyzji w sposób zautomatyzowany
Informujemy, że Twoje dane nie będą przez nas wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.
- Odbiorcy danych osobowych
Jak większość przedsiębiorców, w swojej działalności korzystamy z pomocy innych podmiotów, co niejednokrotnie wiąże się z koniecznością przekazania danych osobowych.
W związku z powyższym, w razie potrzeby, możemy przekazać Twoje dane zewnętrznym usługodawcom.
Zewnętrzni usługodawcy, którzy biorą udział w przetwarzaniu Twoich danych osobowych to:
- Firmy hostingowe, które przechowują dane na serwerze,
- Podmioty świadczące usługi techniczne, jeżeli prace techniczne są objęte działaniem obszarów, w których znajdują się dane osobowe,
- Podmioty związane z obsługą prawną, którzy objęci są tajemnicą zawodową i uzyskują dostęp do danych osobowych w wyniku konieczności skorzystania z pomocy prawnej,
- Inni podwykonawcy, którzy uzyskają dostęp do danych, jeżeli będzie to niezbędne.
Oprócz tego, może się zdarzyć, że np. na podstawie właściwego przepisu prawa lub decyzji właściwego organu będziemy musieli przekazać Twoje dane osobowe również innym podmiotom, czy to publicznym czy prywatnym. Ze swojej strony zapewniamy, że każdy przypadek żądania udostępnienia danych osobowych analizujemy bardzo starannie i bardzo wnikliwie, aby niechcący nie przekazać informacji osobie nieuprawnionej.
- Przekazywanie danych do Państw trzecich
Nie przekazujemy Twoich danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Wszystkie dane przekazywane przez formularze dostępne na stronie internetowej przetwarzane są wyłącznie na terytorium EOG lub w państwach, które zapewniają odpowiedni poziom ochrony danych osobowych zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej.
W przypadku ewentualnych zmian w tym zakresie – poinformujemy Cię niezwłocznie poprzez aktualizację niniejszej Polityki prywatności.
- Okres przechowywania danych osobowych
Pamiętaj, że Twoje dane osobowe nie będą przetwarzane bezterminowo. Przechowujemy je wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie zostaną one trwale usunięte lub zanonimizowane. Okres przechowywania danych osobowych uzależniony jest od podstawy prawnej ich przetwarzania:
- jeżeli dane przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – tj. w oparciu o prawnie uzasadniony interes Spółki – dane będą przechowywane do czasu istnienia tego interesu lub do momentu wniesienia przez Ciebie skutecznego sprzeciwu wobec ich przetwarzania, w zależności od tego, które ze zdarzeń nastąpi wcześniej;
- jeżeli dane przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO – tj. w związku z koniecznością wykonania umowy – dane będą przechowywane przez okres obowiązywania umowy, a po jej zakończenia przez czas niezbędny do upływu terminów przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z tej umowy;
- jeżeli dane przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO – tj. w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze – dane będą przechowywane przez okres wskazany w przepisów prawa.
W przypadku gdy dane osobowe są przetwarzane jednocześnie na kilku podstawach prawnych zastosowanie ma najdłuższy z przewidzianych okresów przechowywania.
- Uprawnienia w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych
Informujemy, że na podstawie RODO przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do swoich danych osobowych;
- sprostowania danych osobowych;
- usunięcia danych osobowych;
- ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
- sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych;
- przenoszenia danych osobowych,
- wniesienia skargi do organu nadzorczego
Jako Administrator Danych Osobowych szanujemy Twoje prawa wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych i staramy się ułatwiać ich realizację w najwyższym możliwym stopniu. Wskazujemy, że wymienione uprawnienia nie mają charakteru absolutnego, a zatem
w niektórych sytuacjach możemy zgodnie z prawem odmówić Ci ich spełnienia. Jednakże, jeżeli odmawiamy uwzględnienia żądania, to tylko po wnikliwej analizie i tylko w sytuacji, gdy odmowa uwzględnienia żądania jest konieczna.
- Pliki cookies
Administrator Danych Osobowych na swojej stronie internetowej, podobnie jak inne podmioty, wykorzystują tzw. cookies, czyli krótkie informacje tekstowe, zapisywane
na komputerze, telefonie, tablecie, czy też innym urządzeniu użytkownika strony internetowej. Mogą być one odczytywane przez nasz system, a także przez systemy należące do innych podmiotów, z których usług korzystamy.
Z plików cookies korzystamy na podstawie Twojej zgody, za wyjątkiem sytuacji, gdy pliki cookies są niezbędne do prawidłowego działania strony internetowej oraz gdy działają one na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora Danych Osobowych.
Pliki cookies, które nie są niezbędne do prawidłowego działania strony internetowej, pozostają zablokowane do czasu wyrażenia przez Ciebie zgody na korzystanie z plików cookies. Podczas Twojej pierwszej wizyty na stronie wyświetlamy Ci komunikat z pytaniem o Twoją zgodę wraz z możliwością zarządzania plikami cookies, tj. zdecydowania, na które pliki cookies się godzisz, a które chcesz blokować.
Cookies spełniają bardzo wiele funkcji na stronie internetowej, najczęściej przydatnych, które postaramy się opisać poniżej:
- funkcjonalne (podstawowe) pliki cookies – wykorzystywanie takich plików cookies jest niezbędne do prawidłowego działania strony internetowej, te pliki cookies możemy umieszczać bez Twojej zgody,
- tworzenie statystyk — pliki cookies są wykorzystywane do tego, aby przeanalizować,
w jaki sposób użytkownicy korzystają ze strony internetowej (jak wielu otwiera stronę internetową, jak długo na niej pozostają, które treści wzbudzają największe zainteresowanie etc.). Dzięki temu można stale ulepszać stronę internetową
i dostosowywać jej działanie do preferencji użytkowników. W celu śledzenia aktywności
i tworzenia statystyk wykorzystujemy narzędzia Google’a, takie jak Google Analytics; - korzystanie z funkcji społecznościowych – na stronie internetowej posiadamy pliki cookies, które umożliwiają przekierowanie do naszych profili w tych serwisach. Jednak, aby to było możliwe, musimy korzystać z plików cookies dostarczanych przez zewnętrzne podmioty.
Twoja przeglądarka internetowa domyślnie dopuszcza wykorzystywanie cookies w Twoim urządzeniu, dlatego przy pierwszej wizycie prosimy o wyrażenie zgody na użycie cookies. Jeżeli jednak nie życzysz sobie wykorzystania cookies przy przeglądaniu strony internetowej, można zmienić ustawienia w przeglądarce internetowej — całkowicie blokować automatyczną obsługę plików cookies lub żądać powiadomienia o każdorazowym zamieszczeniu cookies w urządzeniu. Ustawienia można zmienić w dowolnej chwili.
Możesz zarządzać ustawieniami plików cookies w ramach swojej przeglądarki internetowej. Możesz blokować wszystkie lub wybrane pliki cookies. Możesz również blokować pliki cookies konkretnych witryn. W każdej chwili możesz również usunąć zapisane wcześniej pliki cookies oraz inne dane witryn i wtyczek.
Dajemy Ci możliwość modyfikowania plików cookies z poziomu naszej strony internetowej.
Przeglądarki internetowe oferują również możliwość korzystania z trybu incognito. Możesz z niego skorzystać, jeśli nie chcesz, by informacje o odwiedzonych stronach i pobranych plikach zostały zapisane w historii przeglądania i pobierania. Pliki cookie utworzone w trybie incognito są usuwane w momencie zamknięcia wszystkich okien tego trybu. Bądź świadomy, że wyłączenie lub ograniczenie obsługi plików cookies może uniemożliwiać używanie części funkcji dostępnych na naszej stronie internetowej oraz powodować trudności w korzystaniu ze strony, jak również z wielu innych stron internetowych, które stosują cookies.
- Umieszczone rodzaje plików cookies
| Nazwa | Opis | Wygaśnięcie | Funkcja |
| CookieConsent | Plik cookie podmiotu trzeciego. | Plik sesyjny. | Plik cookie rejestruje decyzje użytkownika dotyczące zgód na używanie różnych kategorii plików cookies. |
| _fbp | Plik cookie podmiotu trzeciego – Facebook. | 90 dni. | Plik cookie pomaga w zidentyfikowaniu użytkowników, którzy odwiedzili stronę internetową po zobaczeniu lub kliknięciu reklamy na Facebook. |
| _ga | Plik cookie podmiotu trzeciego – Google Analytics. | 2 lata. | Plik cookie używany przez Google Analytics do zbierania danych na temat liczny wizyt użytkownika na stronie internetowej oraz daty pierwszej i ostatniej wizyty. |
| _ga _D8KGH1819Z | Plik cookie podmiotu trzeciego – Google Analytics. | 2 lata. | Plik cookie rejestruje unikalny identyfikator użytkownika (ID), który jest wykorzystywany do generowania danych statystycznych na temat sposobu w jaki użytkownik strony internetowej korzysta ze strony internetowej. |
| _gcl_au | Plik cookie podmiotu trzeciego – Google Analytics. | 90 dni. | Plik cookie służy do śledzenia efektywności kampanii reklamowych oraz konwersji użytkowników na stronie. |
| pll_language | Plik cookie podmiotu trzeciego. | Co do zasady – do roku. | Plik cookie umożliwia zapewnienie spójności na stronie internetowej dla użytkownika w związku z możliwością wyboru języka. |
- Aktualizacja polityki
Możemy modyfikować Politykę prywatności, w szczególności ze względu na zmiany technologiczne oraz zmiany przepisów obowiązującego prawa. O wszelkich zmianach wprowadzonych do niniejszej Polityki prywatności zostaniesz powiadomiony/powiadomiona w sposób adekwatny do sposobu przetwarzania danych. Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje od dnia 03.09.2025 r.