Prezenta Politică de confidențialitate și cookie-uri (denumită în continuare „Politica de confidențialitate”) conține informații privind prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal și utilizarea cookie-urilor în legătură cu utilizarea de către dvs. a site-ului web care funcționează la adresa: https://project-forms.hr-xp.com/ (denumit în continuare „site-ul web”).
- Informații despre operatorul de date cu caracter personal
Operatorul de date cu caracter personal la este:
- HR XPERIENCE GmbH Mahlsdorfer Str. 61b, 15366 Hoppegarten, Germania, registru judiciar: Amtsgericht Frankfurt/Oder, număr: HRB 15245 FF, cod fiscal: DE297943861, adresă de e-mail: contact@hr-xp.com. HR XPERIENCE Poland Limited Liability Company (denumită în continuare: „Operatorul de date cu caracter personal” sau „Compania”).
- Responsabil cu protecția datelor
Administratorul datelor cu caracter personal a numit un responsabil cu protecția datelor care poate fi contactat la:
HR Xperience GmbH
Agnieszka Kotowicz
Mahlsdorfer Straße 61b
15366 Hoppegarten
e-mail: datenschutz@hr-xp.com
- Scopurile și motivele prelucrării datelor;
Datele cu caracter personal furnizate prin intermediul formularelor disponibile pe site-ul web sunt prelucrate în următoarele scopuri:
| Scopul prelucrării | Date cu caracter personal | Temei juridic |
| Gestionarea notificărilor de absență | numele și prenumele, adresa de e-mail; numărul de angajat; locația depozitului; perioada de absență; motivul absenței; documentul prezentat | Articolul 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD – prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de Societate, constând în asigurarea înregistrării și gestionării corespunzătoare a prezenței angajaților |
| Scopul prelucrării | Date cu caracter personal | Temei juridic |
| Gestionarea rapoartelor de defecte privind apartamentele | numele și prenumele, adresa de e-mail; numărul de angajat; locația depozitului; data producerii defecțiunii; adresa de domiciliu; descrierea raportului; fotografiile trimise | Articolul 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD – prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de Societate, care este de a asigura securitatea și întreținerea spațiilor destinate angajaților |
| Scopul prelucrării | Date cu caracter personal | Temei juridic |
| Gestionarea notificărilor de încetare a contractului de cazare | numele și prenumele, adresa de e-mail, numărul de angajat; locația depozitului; adresa de domiciliu; data încetării contractului; data încetării contractului de cazare | Articolul 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD – prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de Societate, care în acest caz este gestionarea resurselor de cazare |
| Scopul prelucrării | Date cu caracter personal | Temeiul juridic |
| Gestionarea cererilor legate de documente (de exemplu, facturi, certificate) | prenume și nume; adresa de e-mail; numărul de angajat; locația depozitului; documente trimise | Art. 6(1)(c) din RGPD – prelucrarea este necesară pentru respectarea unei obligații legale la care este supus operatorul, în special în domeniul documentației fiscale și contabile și al altor obligații legale Articolul 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD – prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de Societate, care este de a asigura o gestionare eficientă a organizației și a documentelor pentru angajat. |
| Scopul prelucrării | Date cu caracter personal | Temei juridic |
| Comandarea documentelor pentru ședințe („Sprechzeiten”) | numele și prenumele, adresa de e-mail, numărul de angajat, locația depozitului; data întâlnirii; descrierea necesității; | Articolul 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD – prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de Societate, care este de a asigura o comunicare eficientă și servicii eficiente pentru angajați; |
| Scopul prelucrării | Date cu caracter personal | Temeiul juridic |
| Tratarea altor solicitări ale angajaților | numele și prenumele, adresa de e-mail, numărul de angajat, locația depozitului; descrierea raportului; fișier atașat | Articolul 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD – prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de companie, și anume asigurarea unei comunicări eficiente și a serviciilor pentru angajați; |
| Scopul prelucrării | Date cu caracter personal | Temei juridic |
| Eliberarea certificatelor | prenume și nume, adresa de e-mail, număr de angajat, locația depozitului; data nașterii; descrierea raportului; fișierul încărcat | Art. 6(1)(c) GDPR – prelucrarea este necesară pentru respectarea unei obligații legale la care este supus operatorul, în special obligațiile prevăzute de legislația germană în domeniul muncii și de reglementările privind securitatea socială Articolul 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD – prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea intereselor legitime urmărite de Societate, și anume emiterea de documente pentru angajați și asigurarea unor servicii eficiente de resurse umane |
| Scopul prelucrării | Date | Temei juridic |
| Gestionarea cererilor privind plățile, concediile, AZK, impozitele | numele și prenumele, adresa de e-mail, numărul de angajat, locația depozitului; subiectul cererii selectate (de exemplu, decontarea plății în avans, tariful pentru orele lucrate, contul meu AZK, concediul meu, clasa mea fiscală, contribuțiile fiscale/de asigurări sociale deduse sunt prea mari, am primit prea puține ore garantate, am primit prea puțin sau deloc plata pentru ore suplimentare, nu am primit sau am primit prea puțină plată pentru tura de noapte, nu am primit compensație pentru concediu, nu am primit compensație pentru AZK, nu am primit plata pentru zilele de concediu solicitate, nu am primit plata pentru zilele solicitate din contul meu AZK, nu am primit compensație pentru sărbătorile legale, nu am primit plata pentru toate orele lucrate) descrierea raportului, anul și luna la care se referă cererea; subiecte suplimentare prezentate; anexele trimise, | Art. 6(1)(c) GDPR – prelucrarea este necesară pentru respectarea unei obligații legale la care este supus operatorul, în special obligați e în temeiul legislației germane privind dreptul muncii și reglementările în materie de securitate socială Articolul 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD – prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea intereselor legitime urmărite de societate, și anume gestionarea eficientă a solicitărilor angajaților, comunicarea și prelucrarea cererilor angajaților |
| Scopul prelucrării | Date cu caracter personal | Temei juridic |
| Gestionarea deconturilor referitoare la cazare, transport și bonusuri | numele și prenumele, adresa de e-mail, numărul de angajat, locația depozitului; perioada de decontare descrierea raportului; fișiere atașate; date financiare referitoare la cazare, transport, beneficii și indemnizații suplimentare | Articolul 6 alineatul (1) litera (b) din RGPD – prelucrarea este necesară pentru executarea sau luarea de măsuri prealabile încheierii unui contract (de exemplu, decontarea beneficiilor care decurg dintr-un raport de muncă sau din contracte de drept civil) Articolul 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD – prelucrarea este necesară pentru urmărirea interesului legitim al companiei, care este de a efectua decontări interne și de a asigura transparența și corectitudinea în ceea ce privește beneficiile la care au dreptul angajații |
| Scopul prelucrării | Date cu caracter personal | Temei juridic |
| Prelucrarea cererilor de avans | numele și prenumele, adresa de e-mail, numărul de angajat, locația depozitului, data de începere, suma solicitată, justificare | Articolul 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD – prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de Societate, constând în gestionarea corespunzătoare a proceselor financiare legate de remunerarea angajaților și asigurarea unei organizări eficiente a muncii prin acordarea de avansuri în cazuri justificate. |
| Scopul prelucrării | Date cu caracter personal | Temei juridic |
| Gestionarea modificărilor numerelor de cont bancar | numele și prenumele, adresa de e-mail, numărul de angajat, număr de telefon cont bancar actual și nou numele băncii data efectivă a modificării | Articolul 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD – prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de Societate, constând în asigurarea transferului corect al remunerației și gestionarea cererilor |
| Scopul prelucrării | Date cu caracter personal | Temeiul juridic |
| Implementarea programului „Recomandă un prieten” | datele persoanei care recomandă: numele și prenumele, adresa de e-mail, proiectul; datele persoanei recomandate: nume și prenume, adresă de e-mail, număr de telefon, comentariu | Articolul 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD – prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de Societate, constând în a permite angajaților să recomande candidați pentru angajare |
| Scopul prelucrării | Date cu caracter personal | Temei juridic |
| Protecția site-ului web împotriva atacurilor automate și a spamului. | Adresă IP, comportamentul utilizatorului pe site-ul web, tipul de browser web utilizat pentru vizualizarea site-ului web, cookie-urile pe care Google le setează pe dispozitivul utilizatorului, data și ora petrecute pe site-ul web, rezultatele analizelor efectuate de Google reCAPTCHA. | Articolul 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD – prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de Societate, care în acest caz este protejarea site-ului web împotriva accesului neautorizat și a atacurilor de spam. |
| Scopul prelucrării | Date cu caracter personal | Temei juridic |
| Utilizarea cookie-urilor – altele decât cookie-urile esențiale. | Informații colectate prin intermediul cookie-urilor de la utilizatorii site-ului web. | Articolul 6 alineatul (1) litera (a) din RGPD – datele cu caracter personal sunt prelucrate pe baza consimțământului (când vizitați site-ul web pentru prima dată, vi se solicită consimțământul pentru utilizarea cookie-urilor). |
| Scopul prelucrării | Date cu caracter personal | Temei juridic |
| Analiza activității dvs. pe site-ul web. | Adresa IP, data și ora vizitei pe site-ul web, tipul de browser web utilizat pentru vizualizarea site-ului web, limba browserului, timpul petrecut pe site-ul web, timpul petrecut pe paginile individuale. | Articolul 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD – prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de Societate, care în acest caz este de a afla despre activitatea dvs. pe site-ul web. |
| Scopul prelucrării | Date cu caracter personal | Temei juridic |
| Scopuri de arhivare și probatorii. | prenume și nume; adresa de e-mail; numărul de angajat; locația depozitului; formular completat; data și ora petrecute pe site; limba browserului; rezultatele analizelor efectuate de Google reCAPTCHA. informații colectate prin intermediul cookie-urilor utilizatorului site-ului web, alte date necesare. | Articolul 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD – prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de Societate, care în acest caz este de a asigura informații care pot fi utilizate pentru a demonstra fapte cu semnificație juridică. |
| Scopul prelucrării | Date cu caracter personal | Temeiul juridic |
| Stabilirea, investigarea sau apărarea împotriva reclamațiilor. | numele și prenumele; adresa de e-mail; numărul de angajat; locația depozitului; formular completat; data și ora petrecute pe site; limba browserului; rezultatele analizelor efectuate de Google reCAPTCHA. informații colectate prin intermediul cookie-urilor utilizatorului site-ului web, alte date necesare | Articolul 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD – prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de Societate, care în acest caz este protejarea intereselor financiare ale Societății. |
| Scopul prelucrării | Date cu caracter personal | Temeiul juridic |
| Respectarea obligațiilor prevăzute de RGPD. | prenume și nume; adresa de e-mail; numărul de angajat; locația depozitului; formular completat; | Articolul 6 alineatul (1) litera (c) din RGPD – prelucrarea este o obligație legală care revine companiei; Articolul 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD – prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de Companie, care în acest caz este, de exemplu, păstrarea registrelor și a evidențelor, cum ar fi , precum și păstrarea informațiilor despre persoanele care și-au exercitat drepturile în temeiul GDPR. |
- Obligația de a ne furniza datele dvs. cu caracter personal
Furnizarea datelor cu caracter personal prin intermediul formularelor disponibile pe site-ul web este, în principiu, voluntară, dar în multe cazuri este necesară pentru atingerea obiectivelor stabilite la punctul 3 din prezenta politică. În special, furnizarea datelor cu caracter personal poate fi necesară pentru a permite depunerea unei notificări de absență, a unei cereri de avans, a unei modificări a contului bancar sau a altor chestiuni legate de angajați, sau pentru a îndeplini obligațiile prevăzute de lege. Nefurnizarea datelor solicitate într-un formular specific ne poate împiedica să procesăm notificarea, să îndeplinim obligațiile companiei sau să luăm măsuri în interesul angajatului.
- Profilarea datelor și luarea automată a deciziilor
Vă informăm că datele dvs. nu vor fi utilizate de noi pentru luarea automată a deciziilor, inclusiv profilarea.
- Destinatarii datelor cu caracter personal
La fel ca majoritatea întreprinderilor, apelăm la ajutorul altor entități în cadrul operațiunilor noastre, ceea ce implică adesea transferul de date cu caracter personal.
Prin urmare, dacă este necesar, putem transfera datele dvs. către furnizori de servicii externi.
Furnizorii de servicii externi implicați în prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal sunt:
- Companii de găzduire care stochează date pe un server,
- Entități care furnizează servicii tehnice, dacă activitatea tehnică acoperă domenii în care se află date cu caracter personal,
- Entități legate de servicii juridice care sunt obligate să respecte secretul profesional și care au acces la date cu caracter personal ca urmare a necesității de a solicita asistență juridică,
- Alți subcontractanți care vor avea acces la date, dacă este necesar.
În plus, se poate întâmpla ca, de exemplu, pe baza unei dispoziții legale relevante sau a unei decizii a unei autorități competente, să fim nevoiți să transferăm datele dvs. cu caracter personal și către alte entități, publice sau private. Din partea noastră, vă asigurăm că analizăm fiecare cerere de acces la date cu caracter personal cu mare atenție și minuțiozitate, pentru a nu divulga din greșeală informații către o persoană neautorizată.
- Transferul datelor către țări terțe
Nu transferăm datele dvs. personale în afara Spațiului Economic European (SEE). Toate datele furnizate prin intermediul formularelor disponibile pe site-ul web sunt prelucrate exclusiv în cadrul SEE sau în țări care asigură un nivel adecvat de protecție a datelor cu caracter personal, în conformitate cu decizia Comisiei Europene.
În cazul unor modificări în acest sens, vă vom informa imediat prin actualizarea prezentei Politici de confidențialitate.
- Perioada de păstrare a datelor cu caracter personal
Vă rugăm să rețineți că datele dvs. personale nu vor fi prelucrate pe termen nelimitat. Le stocăm numai pentru perioada necesară pentru atingerea scopurilor pentru care au fost colectate, după care vor fi șterse definitiv sau anonimizate. Perioada de stocare a datelor personale depinde de temeiul juridic al prelucrării acestora:
- dacă datele sunt prelucrate în temeiul articolului 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD – adică în temeiul interesului legitim al Societății – datele vor fi păstrate atât timp cât există acest interes sau până când vă opuneți efectiv prelucrării lor, oricare dintre aceste situații survine mai întâi;
- dacă datele sunt prelucrate în temeiul articolului 6 alineatul (1) litera (b) din RGPD – adică în legătură cu necesitatea de a executa un contract – datele vor fi stocate pe durata contractului și, după încetarea acestuia, pe perioada necesară pentru expirarea termenelor de prescripție pentru orice pretenții care decurg din contractul respectiv;
- dacă datele sunt prelucrate în temeiul articolului 6 alineatul (1) litera (c) din RGPD – adică pentru a îndeplini o obligație legală care revine operatorului – datele vor fi stocate pe perioada specificată în lege.
În cazul în care datele cu caracter personal sunt prelucrate în același timp pe mai multe temeiuri juridice, se aplică cea mai lungă dintre perioadele de stocare specificate.
- Drepturi în legătură cu prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal
Vă informăm că, în conformitate cu RGPD, aveți dreptul:
- accesa datele dumneavoastră cu caracter personal;
- rectifica datele dvs. cu caracter personal;
- șterge datele dvs. personale;
- restricționa prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal;
- să vă opuneți prelucrării datelor dvs. cu caracter personal;
- transferul datelor personale;
- depune o plângere la o autoritate de supraveghere.
În calitate de operator de date cu caracter personal, respectăm drepturile dumneavoastră în conformitate cu reglementările privind protecția datelor și ne străduim să facilităm exercitarea acestora în cea mai mare măsură posibilă. Vă rugăm să rețineți că aceste drepturi nu sunt absolute și, prin urmare,
în anumite situații putem refuza în mod legal să le respectăm. Cu toate acestea, dacă refuzăm să dăm curs unei solicitări, acest lucru se va întâmpla numai după o analiză atentă și numai în situațiile în care refuzul este necesar.
- Cookie-uri
Administratorul datelor cu caracter personal, la fel ca alte entități, utilizează așa-numitele cookie-uri pe site-ul său web, adică fișiere text scurte stocate
pe computerul, telefonul, tableta sau alt dispozitiv al utilizatorului site-ului web. Acestea pot fi citite de sistemul nostru, precum și de sistemele aparținând altor entități ale căror servicii le utilizăm.
Utilizăm cookie-uri pe baza consimțământului dvs., cu excepția cazurilor în care cookie-urile sunt necesare pentru buna funcționare a site-ului web și când acestea funcționează pe baza interesului legitim al administratorului datelor cu caracter personal.
Cookie-urile care nu sunt necesare pentru buna funcționare a site-ului web rămân blocate până când consimțiți la utilizarea cookie-urilor. La prima vizită pe site-ul web, afișăm un mesaj prin care vă solicităm consimțământul, împreună cu opțiunea de a gestiona cookie-urile, adică de a decide ce cookie-uri acceptați și pe care doriți să le blocați.
Cookie-urile îndeplinesc multe funcții pe site-ul web, majoritatea fiind utile, pe care vom încerca să le descriem mai jos:
- cookie-uri funcționale (de bază) – utilizarea acestor cookie-uri este necesară pentru buna funcționare a site-ului web; putem plasa aceste cookie-uri fără consimțământul dvs.
- crearea de statistici – cookie-urile sunt utilizate pentru a analiza
modul în care utilizatorii utilizează site-ul web (câte persoane deschid site-ul web, cât timp rămân pe acesta, ce conținut trezește cel mai mult interesul etc.). Acest lucru ne permite să îmbunătățim continuu site-ul web
și să adaptăm funcționarea acestuia la preferințele utilizatorilor. Pentru a urmări activitatea
și a crea statistici, utilizăm instrumente Google, cum ar fi Google Analytics; - utilizarea funcțiilor de social media – avem cookie-uri pe site-ul nostru web care vă permit să fiți redirecționat către profilurile noastre de pe aceste servicii. Cu toate acestea, pentru ca acest lucru să fie posibil, trebuie să utilizăm cookie-uri furnizate de entități externe.
Browserul dvs. web permite utilizarea cookie-urilor pe dispozitivul dvs. în mod implicit, astfel încât vă solicităm consimțământul pentru utilizarea cookie-urilor la prima vizită. Cu toate acestea, dacă nu doriți să utilizați cookie-uri atunci când navigați pe site-ul web, puteți modifica setările din browserul dvs. web – puteți bloca complet gestionarea automată a cookie-urilor sau puteți solicita notificarea de fiecare dată când cookie-urile sunt plasate pe dispozitivul dvs. Puteți modifica setările în orice moment.
Puteți gestiona setările cookie-urilor în browserul dvs. web. Puteți bloca toate cookie-urile sau doar cele selectate. De asemenea, puteți bloca cookie-urile de pe anumite site-uri web. De asemenea, puteți șterge oricând cookie-urile stocate anterior și alte date ale site-ului web și ale plugin-urilor.
Vă oferim opțiunea de a modifica cookie-urile de pe site-ul nostru web.
Browserele web oferă, de asemenea, opțiunea de a utiliza modul incognito. Puteți utiliza această opțiune dacă nu doriți ca informațiile despre site-urile web pe care le vizitați și fișierele pe care le descărcați să fie stocate în istoricul de navigare și descărcare. Cookie-urile create în modul incognito sunt șterse atunci când închideți toate ferestrele din acest mod. Vă rugăm să rețineți că dezactivarea sau restricționarea utilizării cookie-urilor vă poate împiedica să utilizați unele dintre funcțiile disponibile pe site-ul nostru web și poate cauza dificultăți în utilizarea site-ului web, precum și a multor alte site-uri web care utilizează cookie-uri.
- Tipuri de cookie-uri utilizate
| Denumire | Descriere | Expirare | Funcție |
| CookieConsent | Cookie terță parte. | Cookie de sesiune. | Cookie-ul înregistrează deciziile utilizatorului cu privire la consimțământul pentru utilizarea diferitelor categorii de cookie-uri. |
| _fbp | Cookie terță parte – Facebook. | 90 de zile. | Cookie-ul ajută la identificarea utilizatorilor care au vizitat site-ul web după ce au văzut sau au dat clic pe o reclamă pe Facebook. |
| _ga | Cookie terță parte – Google Analytics. | 2 ani. | Cookie utilizat de Google Analytics pentru a colecta date despre numărul de vizite efectuate de un utilizator pe site-ul web și data primei și ultimei vizite. |
| _ga _D8KGH1819Z | Cookie terță parte – Google Analytics. | 2 ani. | Cookie-ul înregistrează un ID unic de utilizator, care este utilizat pentru a genera date statistice despre modul în care utilizatorul site-ului web utilizează site-ul web. |
| _gcl_au | Cookie terță parte – Google Analytics. | 90 de zile. | Cookie-ul este utilizat pentru a urmări eficiența campaniilor publicitare și conversiile utilizatorilor pe site-ul web. |
| pll_language | Cookie terță parte. | De regulă, până la un an. | Cookie-ul asigură consecvența pe site-ul web pentru utilizator în ceea ce privește opțiunea de selectare a limbii. |
- Actualizarea politicii
Putem modifica Politica de confidențialitate, în special din cauza schimbărilor tehnologice și a modificărilor legislației aplicabile. Veți fi notificat cu privire la orice modificare a acestei Politici de confidențialitate într-un mod adecvat modului în care sunt prelucrate datele dvs. Această Politică de confidențialitate intră în vigoare la data de 03.09.2025.