Diese Datenschutzerklärung und Cookie-Richtlinie (im Folgenden „Datenschutzerklärung”) enthält Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und die Verwendung von Cookies im Zusammenhang mit Ihrer Nutzung der Website unter der Adresse: https://project-forms.hr-xp.com/ (im Folgenden „Website”).
- Informationen zum Verantwortlichen für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Der Verantwortliche für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf ist:
- HR XPERIENCE GmbH Mahlsdorfer Str. 61b, 15366 Hoppegarten, Deutschland, Handelsregister: Amtsgericht Frankfurt/Oder, Nummer: HRB 15245 FF, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE297943861, E-Mail-Adresse: contact@hr-xp.com. HR XPERIENCE Poland Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (im Folgenden als „Verantwortlicher für den Datenschutz” oder „Unternehmen” bezeichnet).
- Datenschutzbeauftragter
Der Verantwortliche für die Verarbeitung personenbezogener Daten hat einen Datenschutzbeauftragten benannt, der unter folgender Adresse erreichbar ist:
HR Xperience GmbH
Agnieszka Kotowicz
Mahlsdorfer Straße 61b
15366 Hoppegarten
E-Mail: datenschutz@hr-xp.com
- Zweck und Grundlage der Datenverarbeitung;
Die über die auf der Website verfügbaren Formulare übermittelten personenbezogenen Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:
| Zweck der Verarbeitung | Personenbezogene Daten | Rechtsgrundlage |
| Bearbeitung von Abwesenheitsmeldungen | Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse; Mitarbeiternummer; Lagerort; Abwesenheitszeitraum; Grund für die Abwesenheit; übermitteltes Dokument | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Unternehmens erforderlich, die in der ordnungsgemäßen Erfassung und Verwaltung der Anwesenheit der Mitarbeiter bestehen. |
| Zweck der Verarbeitung | Personenbezogene Daten | Rechtsgrundlage |
| Bearbeitung von Meldungen über Mängel in Wohnungen | Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse; Mitarbeiternummer; Lagerort; Datum des Schadens; Wohnadresse; Beschreibung der Meldung; übermittelte Fotos | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Unternehmens erforderlich, die in der Gewährleistung der Sicherheit und Instandhaltung der Arbeitsräume bestehen. |
| Zweck der Verarbeitung | Personenbezogene Daten | Rechtsgrundlage |
| Bearbeitung von Kündigungen der Unterkunft | Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Mitarbeiternummer; Lagerstandort; Wohnadresse; Datum der Kündigung; Tag der Beendigung des Unterkunftsvertrags | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Unternehmens erforderlich, die in diesem Fall in der Verwaltung der Räumlichkeiten bestehen. |
| Zweck der Verarbeitung | Personenbezogene Daten | Rechtsgrundlage |
| Bearbeitung von Anfragen im Zusammenhang mit Dokumenten (z. B. Rechnungen, Bescheinigungen) | Vor- und Nachname; E-Mail-Adresse; Mitarbeiternummer; Lagerort; übermittelte Dokumente | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Die Verarbeitung ist erforderlich, um einer rechtlichen Verpflichtung zu erfüllen, der der Verantwortliche unterliegt, insbesondere im Bereich der Steuer- und Buchhaltungsunterlagen sowie anderer gesetzlicher Verpflichtungen. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Die Verarbeitung ist erforderlich zur Wahrung der berechtigten Interessen des Unternehmens, die in der Gewährleistung einer effizienten organisatorischen und dokumentarischen Abwicklung der Mitarbeiterangelegenheiten bestehen. |
| Zweck der Verarbeitung | Personenbezogene Daten | Rechtsgrundlage |
| Bestellung von Unterlagen für Besprechungen („Sprechzeiten”) | Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Mitarbeiternummer, Lagerort; Termin Beschreibung des Bedarfs; | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Unternehmens erforderlich, die in der Gewährleistung einer reibungslosen Kommunikation und Betreuung der Mitarbeiter bestehen. |
| Zweck der Verarbeitung | Personenbezogene Daten | Rechtsgrundlage |
| Bearbeitung anderer Mitarbeiteranfragen | Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Mitarbeiternummer, Lagerstandort; Beschreibung der Meldung; gesendete Anlage | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Unternehmens erforderlich, die in der Gewährleistung einer reibungslosen Kommunikation und Betreuung der Mitarbeiter bestehen. |
| Zweck der Verarbeitung | Personenbezogene Daten | Rechtsgrundlage |
| Ausstellung von Bescheinigungen | Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Mitarbeiternummer, Lagerort; Geburtsdatum; Beschreibung der Meldung; übermittelte Datei | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt, insbesondere Verpflichtungen aus dem deutschen Arbeitsrecht und den Sozialversicherungsvorschriften. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Unternehmens erforderlich, die in der Ausstellung von Dokumenten für Mitarbeiter und der Gewährleistung einer reibungslosen Personalverwaltung bestehen. |
| Zweck der Verarbeitung | Personenbezogene Daten | Rechtsgrundlage |
| Bearbeitung von Anfragen zu Auszahlungen, Urlaub, AZK, Steuern | Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Mitarbeiternummer, Lagerstandort; gewähltes Thema der Meldung (z. B. Abrechnung der Vorauszahlung, Vergütung für geleistete Arbeitsstunden, mein AZK-Konto, mein Urlaub, meine Steuerklasse, zu hohe Abzüge von Steuern/Sozialabgaben, zu wenige garantierte Arbeitsstunden, zu geringe oder keine Überstundenvergütung, keine oder zu geringe Vergütung für Nachtarbeit, ich habe keine Urlaubsvergütung erhalten, ich habe keine AZK-Vergütung erhalten, ich habe keine Vergütung für beantragte Urlaubstage erhalten, ich habe keine Vergütung für beantragte Tage aus dem AZK-Konto erhalten, ich habe keine Feiertagsvergütung erhalten, ich habe keine Vergütung für alle geleisteten Arbeitsstunden erhalten) Beschreibung der Meldung, Jahr und Monat, auf die sich die Meldung bezieht; zusätzlich gemeldete Themen; übermittelte Anhänge, | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt, insbesondere Verpflichtungen aus dem deutschen Arbeitsrecht und den Sozialversicherungsvorschriften Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Die Verarbeitung ist erforderlich zur Wahrung der berechtigten Interessen des Unternehmens, die in der effizienten Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen, der Kommunikation und der Bearbeitung von Mitarbeiteranträgen bestehen. |
| Zweck der Verarbeitung | Personenbezogene Daten | Rechtsgrundlage |
| Abwicklung von Abrechnungen für Unterkunft, Transport und Prämien | Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Mitarbeiternummer, Lagerstandort; Abrechnungszeitraum Beschreibung der Meldung; übermittelte Anhänge; Finanzdaten im Zusammenhang mit Kosten für Unterkunft, Transport, Leistungen und Zusatzleistungen | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – die Verarbeitung ist erforderlich, um vorvertragliche Maßnahmen oder vertragliche Verpflichtungen zu erfüllen (z. B. Abrechnung von Leistungen aus einem Arbeitsverhältnis oder zivilrechtlichen Verträgen) Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Die Verarbeitung ist erforderlich, um die berechtigten Interessen der Gesellschaft zu wahren, die in der Durchführung interner Abrechnungen und der Gewährleistung von Transparenz und Korrektheit im Bereich der den Mitarbeitern zustehenden Leistungen bestehen. |
| Zweck der Verarbeitung | Personenbezogene Daten | Rechtsgrundlage |
| Bearbeitung von Vorschussanträgen | Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Mitarbeiternummer, Lagerstandort, Arbeitsbeginn, beantragter Betrag, Begründung | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Die Verarbeitung ist erforderlich, um die berechtigten Interessen des Unternehmens zu wahren, die in der ordnungsgemäßen Abwicklung der Finanzprozesse im Zusammenhang mit der Vergütung der Mitarbeiter und in der Gewährleistung einer reibungslosen Arbeitsorganisation durch die Gewährung von Vorschüssen in begründeten Fällen bestehen. |
| Zweck der Verarbeitung | Personenbezogene Daten | Rechtsgrundlage |
| Bearbeitung einer Änderung der Bankverbindung | Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Mitarbeiternummer, Telefonnummer aktuelle und neue Bankverbindung Name der Bank Gültigkeitsdauer der Änderung | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Unternehmens erforderlich, die in der ordnungsgemäßen Überweisung der Vergütung und der Bearbeitung von Anträgen bestehen. |
| Zweck der Verarbeitung | Personenbezogene Daten | Rechtsgrundlage |
| Durchführung des Programms „Refer a friend” | Daten der empfehlenden Person: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Projekt; Daten der empfohlenen Person: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Kommentar | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Unternehmens erforderlich, die darin bestehen, den Mitarbeitern die Empfehlung von Bewerbern zu ermöglichen. |
| Zweck der Verarbeitung | Personenbezogene Daten | Rechtsgrundlage |
| Schutz der Website vor automatisierten Angriffen und Spam. | IP-Adresse, Verhalten des Nutzers auf der Website, Art des zum Aufrufen der Website verwendeten Webbrowsers, Cookies, die Google auf dem Gerät des Nutzers speichert, Datum und Dauer des Besuchs auf der Website, Ergebnisse der Analysen, die von Google reCAPTCHA durchgeführt werden. | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Unternehmens erforderlich, die in diesem Fall im Schutz der Website vor unbefugtem Zugriff und Spam-Angriffen bestehen. |
| Zweck der Verarbeitung | Personenbezogene Daten | Rechtsgrundlage |
| Verwendung von Cookies – andere als unbedingt erforderliche Cookies. | Informationen, die über Cookies auf der Website des Nutzers gesammelt werden. | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf der Grundlage einer erteilten Einwilligung (bei jedem ersten Aufruf der Website erscheint eine Abfrage zur Einwilligung in die Verwendung von Cookies). |
| Zweck der Verarbeitung | Personenbezogene Daten | Rechtsgrundlage |
| Analyse Ihrer Aktivitäten auf der Website. | IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Besuchs der Website, Art des zur Anzeige der Website verwendeten Webbrowsers, Browsersprache, Verweildauer auf der Website, Dauer der Nutzung der einzelnen Seiten. | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Unternehmens erforderlich, die in diesem Fall darin bestehen, Ihre Aktivitäten auf der Website zu kennen. |
| Zweck der Verarbeitung | Personenbezogene Daten | Rechtsgrundlage |
| Archivierungs- und Nachweiszwecke. | Vor- und Nachname; E-Mail-Adresse; Mitarbeiternummer; Lagerort; ausgefülltes Formular; Datum und Dauer des Besuchs auf der Website, Browsersprache, Ergebnis der Analysen, die von Google reCAPTCHA durchgeführt werden. Informationen, die über Cookies des Website-Nutzers gesammelt werden, sonstige erforderliche Daten. | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Die Verarbeitung ist erforderlich, um die berechtigten Interessen der Gesellschaft zu wahren, die in diesem Fall in der Sicherung von Informationen bestehen, die zum Nachweis von rechtlich relevanten Tatsachen dienen können. |
| Zweck der Verarbeitung | Personenbezogene Daten | Rechtsgrundlage |
| Feststellung, Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen. | Vor- und Nachname; E-Mail-Adresse; Mitarbeiternummer; Lagerstandort; ausgefülltes Formular; Datum und Dauer des Besuchs auf der Website, Browsersprache, Ergebnis der Analysen, die von Google reCAPTCHA durchgeführt werden. Informationen, die über Cookies des Website-Nutzers gesammelt werden, sonstige erforderliche Daten | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Unternehmens erforderlich, die in diesem Fall im Schutz der Vermögensinteressen des Unternehmens bestehen. |
| Zweck der Verarbeitung | Personenbezogene Daten | Rechtsgrundlage |
| Erfüllung der Verpflichtungen aus der DSGVO. | Vor- und Nachname; E-Mail-Adresse; Mitarbeiternummer; Lagerstandort; ausgefülltes Formular; | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Die Verarbeitung ist eine rechtliche Verpflichtung, die auf das Unternehmen; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Die Verarbeitung ist erforderlich zur Wahrung der berechtigten Interessen der Gesellschaft erforderlich, die in diesem Fall beispielsweise die Führung von Registern und Aufzeichnungen gemäß sowie der Besitz von Informationen über Personen, die von den in der DSGVO vorgesehenen Rechten Gebrauch gemacht haben, sind. |
- Verpflichtung zur Angabe Ihrer personenbezogenen Daten
Die Angabe personenbezogener Daten über die auf der Website bereitgestellten Formulare ist grundsätzlich freiwillig, jedoch in vielen Fällen für die Erfüllung der in Punkt 3 dieser Richtlinie genannten Zwecke erforderlich. Insbesondere kann die Angabe personenbezogener Daten erforderlich sein, um eine Abmeldung, einen Antrag auf Vorschusszahlung, eine Änderung der Bankverbindung oder andere Personalangelegenheiten zu bearbeiten oder um gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen. Die Nichtangabe der erforderlichen Daten in einem bestimmten Formular kann uns daran hindern, Ihre Anfrage zu bearbeiten, die der Gesellschaft obliegenden Pflichten zu erfüllen oder Maßnahmen im Interesse des Mitarbeiters zu ergreifen.
- Datenprofilierung und automatisierte Entscheidungsfindung
Wir weisen darauf hin, dass Ihre Daten von uns nicht für automatisierte Entscheidungen, einschließlich Profiling, verwendet werden.
- Empfänger personenbezogener Daten
Wie die meisten Unternehmen nehmen wir in unserer Geschäftstätigkeit die Hilfe anderer Unternehmen in Anspruch, was häufig mit der Übermittlung personenbezogener Daten verbunden ist.
Aus diesem Grund können wir Ihre Daten bei Bedarf an externe Dienstleister weitergeben.
Externe Dienstleister, die an der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beteiligt sind, sind:
- Hosting-Unternehmen, die Daten auf einem Server speichern,
- Technische Dienstleister, wenn die technischen Arbeiten Bereiche betreffen, in denen personenbezogene Daten vorhanden sind,
- Rechtsberater, die der beruflichen Schweigepflicht unterliegen und aufgrund der Inanspruchnahme von Rechtsberatung Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten,
- andere Subunternehmer, die bei Bedarf Zugang zu den Daten erhalten.
Darüber hinaus kann es vorkommen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten beispielsweise aufgrund einer einschlägigen Rechtsvorschrift oder einer Entscheidung einer zuständigen Behörde auch an andere öffentliche oder private Stellen weitergeben müssen. Wir versichern Ihnen, dass wir jede Anfrage zur Weitergabe personenbezogener Daten sehr sorgfältig und gründlich prüfen, um nicht versehentlich Informationen an Unbefugte weiterzugeben.
- Weitergabe von Daten an Drittländer
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nicht außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) weiter. Alle über die auf der Website verfügbaren Formulare übermittelten Daten werden ausschließlich im EWR oder in Ländern verarbeitet, die gemäß der Entscheidung der Europäischen Kommission ein angemessenes Schutzniveau für personenbezogene Daten gewährleisten.
Im Falle von Änderungen in diesem Bereich werden wir Sie unverzüglich durch eine Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung informieren.
- Aufbewahrungsfrist für personenbezogene Daten
Bitte beachten Sie, dass Ihre personenbezogenen Daten nicht unbefristet verarbeitet werden. Wir speichern sie nur für den Zeitraum, der zur Erfüllung der Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist, und anschließend werden sie dauerhaft gelöscht oder anonymisiert. Die Dauer der Speicherung personenbezogener Daten hängt von der Rechtsgrundlage für ihre Verarbeitung ab:
- Wenn die Daten auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden – d. h. auf der Grundlage eines berechtigten Interesses des Unternehmens – werden die Daten so lange gespeichert, wie dieses Interesse besteht oder bis Sie einer Verarbeitung wirksam widersprechen, je nachdem, welches Ereignis zuerst eintritt.
- Wenn die Daten auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO verarbeitet werden – d. h. im Zusammenhang mit der Erfüllung eines Vertrags – werden die Daten für die Dauer des Vertrags und nach dessen Beendigung für die Zeit gespeichert, die für den Ablauf der Verjährungsfristen für etwaige Ansprüche aus diesem Vertrag erforderlich ist.
- Wenn die Daten auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO verarbeitet werden, d. h. zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der der Verantwortliche unterliegt, werden die Daten für den in den Rechtsvorschriften angegebenen Zeitraum gespeichert.
Werden personenbezogene Daten gleichzeitig auf mehreren Rechtsgrundlagen verarbeitet, gilt die längste der vorgesehenen Aufbewahrungsfristen.
- Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
Wir weisen Sie darauf hin, dass Ihnen gemäß der DSGVO folgende Rechte zustehen:
- Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten;
- Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten;
- Löschung Ihrer personenbezogenen Daten;
- Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten;
- Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten;
- Übertragung personenbezogener Daten,
- Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Als Verantwortlicher für den Schutz personenbezogener Daten respektieren wir Ihre Rechte gemäß den Datenschutzbestimmungen und bemühen uns, deren Umsetzung so weit wie möglich zu erleichtern. Wir weisen darauf hin, dass die genannten Rechte nicht absolut sind und wir daher
können wir Ihnen in bestimmten Situationen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen deren Erfüllung verweigern. Wenn wir jedoch die Berücksichtigung einer Anfrage ablehnen, geschieht dies nur nach sorgfältiger Prüfung und nur dann, wenn die Ablehnung der Berücksichtigung der Anfrage erforderlich ist.
- Cookies
Der Verantwortliche für die Verarbeitung personenbezogener Daten verwendet auf seiner Website, wie andere Unternehmen auch, sogenannte Cookies, d. h. kurze Textinformationen, die
auf dem Computer, dem Smartphone, dem Tablet oder einem anderen Gerät des Nutzers der Website gespeichert werden. Sie können von unserem System sowie von Systemen anderer Unternehmen, deren Dienste wir nutzen, gelesen werden.
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- Aktualisierung der Richtlinie
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